E-signering: så fungerar digital signering och när den är juridiskt giltig
Vad e-signering är, skillnaden mellan enkel, avancerad och kvalificerad elektronisk underskrift, vad eIDAS säger om giltigheten och hur ni väljer och kopplar in en tjänst för avtal och offerter.
Kort sagt
E-signering är att skriva under digitalt. eIDAS delar in underskrifterna i enkel, avancerad och kvalificerad. Alla får användas som bevis, och den kvalificerade har samma verkan som en handskriven. För de flesta företagsavtal räcker en avancerad underskrift med e-legitimation. Välj nivå efter vad som skrivs under, och koppla signeringen till offert och CRM.
Vad är e-signering?
E-signering, även kallat digital signering eller elektronisk underskrift, är när ett avtal, en offert eller en annan handling skrivs under digitalt i stället för med penna. I EU regleras det av förordningen eIDAS, som delar in underskrifterna i tre nivåer: enkel, avancerad och kvalificerad.
I Sverige skriver de flesta under med e-legitimation, till exempel BankID. Myndigheten Digg påpekar att en e-underskrift inte syns som en namnteckning, utan består av elektronisk information som en dator kan kontrollera. Den här guiden går igenom nivåerna, vad som gäller juridiskt, hur ett signeringsflöde går till och vad ni ska tänka på när ni väljer tjänst.
Enkel, avancerad och kvalificerad elektronisk underskrift
Alla tre räknas som elektroniska underskrifter enligt eIDAS. Enligt PTS är skillnaden kraven på säkerhet.
| Nivå | Krav och exempel |
|---|---|
| Enkel | Få eller inga säkerhetskrav. Exempel: namnet under ett e-postmeddelande eller en inskannad namnteckning. Dokumentets innehåll kan inte låsas säkert till underskriften. |
| Avancerad | Unikt knuten till undertecknaren, identifierar hen, skapas med uppgifter som undertecknaren har under egen kontroll och visar om dokumentet ändrats efteråt (eIDAS artikel 26). Exempel enligt PTS: BankID och Freja eID+. |
| Kvalificerad | En avancerad underskrift som skapas med en kvalificerad anordning och bygger på ett kvalificerat certifikat. Bara kvalificerade tillhandahållare som prövats av ett ackrediterat certifieringsorgan och PTS får leverera den. |
Om det är en organisation, inte en person, som står bakom en handling finns även e-stämpel. Den fungerar som en e-underskrift men innehåller uppgifter om organisationen i stället för om personen, enligt Digg.
Är e-signering juridiskt giltigt?
eIDAS artikel 25 ger tre regler som är viktiga i praktiken:
- Alla nivåer duger som bevis. En elektronisk underskrift får inte förvägras rättslig verkan eller giltighet som bevis bara för att den är elektronisk eller inte är kvalificerad.
- Kvalificerad är likställd med handskriven. En kvalificerad elektronisk underskrift ska ha motsvarande rättsliga verkan som en handskriven underskrift.
- Gäller i hela EU. En kvalificerad underskrift som bygger på ett kvalificerat certifikat från ett medlemsland ska erkännas i alla andra.
Att en underskrift är giltig betyder inte att alla nivåer är lika starka bevis. Om en motpart ifrågasätter vem som skrev under eller vad som stod i dokumentet är det lättare att visa med en avancerad underskrift, eftersom den identifierar personen och avslöjar ändringar. Vissa handlingar kan också ha särskilda formkrav i lag. Är ni osäkra på en viss avtalstyp, fråga en jurist innan ni byter till digital signering.
PTS understryker att en kvalificerad underskrift inte alltid är bättre. Det är organisationen som inför e-signering som bestämmer nivån, utifrån sitt behov och de regler som gäller.
Så går digital signering till steg för steg
- Dokumentet skapas. Avtalet eller offerten tas fram, ofta som PDF eller direkt i offert- eller CRM-systemet.
- Undertecknare läggs till. Ni anger vem som ska skriva under, i vilken ordning och hur de ska identifiera sig.
- Inbjudan skickas. Varje undertecknare får en länk via e-post eller sms.
- Identifiering och underskrift. Personen läser dokumentet och skriver under, till exempel med BankID. Tjänsten knyter identiteten till exakt det innehållet.
- Det signerade dokumentet sparas. Alla parter får en kopia, och dokumentet kan i efterhand kontrolleras så att det inte ändrats.
- Nästa steg startar. Affären markeras som vunnen, fakturering eller uppstart påbörjas, helst automatiskt.
Digg beskriver tre sätt att skapa e-underskrifter: en fristående underskriftstjänst dit användaren legitimerar sig, en signering inbyggd i en e-tjänst, eller ett eget underskriftscertifikat i programvara på den egna datorn. De flesta företag använder det första.
Så väljer ni tjänst för e-signering
Det finns många tjänster på den svenska marknaden. Jämför dem på det som påverkar ert arbete, inte bara på priset:
| Kontrollera | Varför det spelar roll |
|---|---|
| Nivå | Fråga leverantören om underskriften är avancerad enligt eIDAS. Det finns ingen offentlig lista för avancerade underskrifter. Kvalificerade tillhandahållare publiceras i EU-ländernas tillitslistor. |
| E-legitimation | BankID räcker för svenska privatpersoner och de flesta svenska företag. Har ni motparter i andra länder behövs andra metoder. |
| Personuppgifter | Dokumenten innehåller ofta personuppgifter. Kontrollera var de lagras, hur länge och att ni får ett avtal om hur leverantören behandlar personuppgifterna åt er. |
| Koppling | Kontrollera att tjänsten har API eller färdig koppling till ert CRM, offertverktyg eller dokumentarkiv. |
| Kontroll i efterhand | Det ska gå att visa vem som skrev under, när och att dokumentet inte ändrats, även om ni byter tjänst. |
| Prismodell | Vanliga modeller är per användare, per signering eller ett paket. Räkna på er faktiska volym. |
Signering är också en säkerhetsfråga. Skydda kontot som skickar avtal med flerfaktorsautentisering, på samma sätt som vi beskriver i guiden om cybersäkerhet för företag.
Koppla e-signering till offert och CRM
Den största tidsvinsten kommer sällan från själva underskriften, utan från det som händer före och efter. I många företag skapas offerten i ett system, skickas för signering i ett annat och förs sedan in för hand i CRM och ekonomisystem. Varje manuellt steg är en risk för fel och en fördröjning för kunden.
- Från CRM till signering. Offerten skapas från affären i CRM-systemet med rätt kund och belopp, och skickas för signering direkt därifrån.
- Status tillbaka. När kunden har skrivit under uppdateras affären till vunnen och det signerade dokumentet sparas på kundkortet och i företagets dokumenthantering.
- Nästa steg automatiskt. Kunden skapas i ekonomisystemet, uppstartsmöte bokas och ansvarig säljare får besked. Det kan byggas med färdiga kopplingar eller med verktyg som Power Automate.
- Mät tiden till signatur. Följ hur lång tid det tar från skickad offert till signerat avtal, och var i kundresan affärer fastnar.
Vi hjälper företag att få systemen att prata med varandra genom integrationer, att sätta upp säljflödet som CRM-konsult och att fylla på med fler förfrågningar genom leadsgenerering.
Vanliga frågor om e-signering
Vad är e-signering?
E-signering, eller elektronisk underskrift, är när någon skriver under ett dokument digitalt i stället för med penna. Enligt EU-förordningen eIDAS är en elektronisk underskrift uppgifter i elektronisk form som är knutna till andra uppgifter i elektronisk form och som undertecknaren använder för att skriva under.
Är en digital signatur juridiskt bindande?
En elektronisk underskrift får enligt eIDAS artikel 25 inte förvägras rättslig verkan eller giltighet som bevis enbart för att den är elektronisk. En kvalificerad elektronisk underskrift har samma rättsliga verkan som en handskriven. Hur starkt beviset blir beror på nivån, och vissa handlingar kan ha särskilda formkrav i lag.
Vad är skillnaden mellan avancerad och kvalificerad elektronisk underskrift?
En avancerad underskrift är unikt knuten till undertecknaren, identifierar hen och visar om dokumentet ändrats efteråt. En kvalificerad underskrift är en avancerad underskrift som dessutom skapas med en kvalificerad anordning och bygger på ett kvalificerat certifikat från en kvalificerad tillhandahållare som granskats.
Är signering med BankID en avancerad elektronisk underskrift?
PTS nämner BankID och Freja eID+ som exempel på avancerad elektronisk underskrift. Det finns ingen förteckning över tillhandahållare av avancerade underskrifter, så fråga leverantören om tjänsten uppfyller kraven i eIDAS.
Vad är skillnaden mellan e-signering och e-stämpel?
En e-underskrift innehåller uppgifter om personen som skrivit under. En e-stämpel innehåller i stället uppgifter om organisationen som står bakom handlingen, till exempel ett intyg som ett företag utfärdar.
Vilken nivå av e-signering behöver vi?
Det avgör verksamheten själv utifrån vad som skrivs under och vilka regler som gäller. För de flesta avtal och offerter mellan företag räcker ofta en avancerad underskrift med e-legitimation. PTS påpekar att kvalificerad inte alltid är bättre, utan att det beror på behovet.
Kan ni hjälpa oss med e-signering?
Ja. Vi hjälper er att koppla ihop offert, e-signering och CRM så att ett signerat avtal automatiskt uppdaterar affären och startar nästa steg. Det ingår i vårt arbete med integrationer och CRM.
Relaterade guider
Källor
Källorna kontrollerades 26 september 2026. Guiden är allmän information, inte juridisk rådgivning. Uppdaterad 26 september 2026.
- Förordning (EU) nr 910/2014 (eIDAS), EUR-Lex – definitioner i artikel 3.10–12, rättslig verkan i artikel 25 och krav på avancerad underskrift i artikel 26.
- PTS: Elektroniska underskrifter – enkel, avancerad och kvalificerad underskrift, exempel BankID och Freja eID+, kvalificerade tillhandahållare och e-stämpel.
- Digg: E-underskrift – sätt att skapa e-underskrifter, e-stämpel och kraven på avancerad och kvalificerad underskrift.