Dokumenthantering: så får företaget ordning på dokumenten och väljer rätt system
Vad dokumenthantering är, vad ett dokumenthanteringssystem gör, vilka regler om arkivering och gallring som påverkar företaget och hur ni kommer igång i SharePoint eller ett annat system.
Kort sagt
Dokumenthantering är hur företaget skapar, sparar, hittar, godkänner och gallrar sina dokument. Ett dokumenthanteringssystem samlar dem med versioner, behörigheter och sökning. Bokföringslagen kräver att räkenskapsinformation sparas i sju år efter räkenskapsårets kalenderår, medan GDPR kräver att personuppgifter gallras när de inte längre behövs. Börja med struktur och behörigheter, sedan system.
Vad är dokumenthantering?
Dokumenthantering är företagets sätt att skapa, spara, hitta, dela, godkänna och till sist gallra dokument. Ett dokumenthanteringssystem är verktyget som samlar dokumenten på ett ställe med versionshantering, behörigheter och sökning, så att alla arbetar i rätt version.
Det handlar lika mycket om rutiner som om teknik. Ett dyrt system hjälper inte om ingen vet var avtalen ska ligga, och en enkel mappstruktur kan räcka långt om alla följer den. Den här guiden går igenom vad som ingår, vilka regler om arkivering och gallring som påverkar företaget, hur ni väljer system och hur ni kopplar dokumenten till resten av verksamheten.
Vad ingår i ett dokumenthanteringssystem?
Oavsett om ni använder SharePoint, en molnlagring eller ett fristående system är det samma grundfunktioner som avgör om det fungerar i vardagen:
| Funktion | Vad den löser |
|---|---|
| Versionshantering | Varje ändring sparas som en ny version, så att ni kan se vem som ändrat vad och återställa en äldre version. Slut på filer som heter avtal_slutlig_v3_NY. |
| Behörigheter | Rätt personer ser och ändrar rätt dokument. Löneunderlag och avtal ska inte ligga öppna för hela företaget. |
| Sökning och metadata | Dokumenten märks med till exempel kund, dokumenttyp och datum, så att de går att hitta utan att veta i vilken mapp de ligger. |
| Arbetsflöden | Granskning, godkännande och signering sker i systemet i stället för via mejl, med spår av vem som godkänt. |
| Bevarande och gallring | Regler för hur länge olika dokumenttyper ska sparas och när de ska raderas. |
| Kopplingar | Dokumenten kan skapas och sparas automatiskt från CRM, affärssystem och signeringstjänst. |
Arkivering och gallring: det här säger lagen
Två regelverk påverkar nästan alla svenska företag, och de drar åt olika håll. Det ena kräver att vissa dokument sparas, det andra att personuppgifter inte sparas längre än nödvändigt.
- Bokföringslagen: spara räkenskapsinformation. Enligt bokföringslagen 7 kap. 2 § ska räkenskapsinformation bevaras till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Handlingarna ska vara varaktiga, lätt åtkomliga och förvaras i ordnat skick.
- Samma format som när de kom in. Elektroniska handlingar med räkenskapsinformation ska enligt 7 kap. 1 § bevaras i det format och med det innehåll de hade när de kom till företaget. En e-faktura ska alltså sparas som den kom, inte bara som en utskrift.
- GDPR: gallra personuppgifter. IMY beskriver principen om lagringsminimering: personuppgifter får sparas så länge de behövs för ändamålet och ska sedan raderas eller avidentifieras. IMY rekommenderar rutiner för gallring, till exempel regelbundna kontroller eller radering efter viss tid.
Reglerna går ihop genom att ni delar in dokumenten i typer med var sin bevarandetid. Bokföringen sparas i sju år, en ansökan från en kandidat som inte fick jobbet gallras betydligt tidigare. Har ni frågor om en viss dokumenttyp finns svar hos Bokföringsnämnden, och vid osäkerhet bör ni fråga er revisor eller en jurist.
Så väljer ni dokumenthanteringssystem
Börja i det ni redan har. Många företag betalar för Microsoft 365 eller Google Workspace och använder bara en bråkdel av lagringen. Jämför sedan alternativen på det som påverkar arbetet:
| Kontrollera | Varför det spelar roll |
|---|---|
| Det ni redan har | SharePoint ingår i de flesta Microsoft 365-licenser för företag. Enligt Microsoft är versionshantering aktiverad som standard i nya bibliotek och de senaste 500 versionerna sparas. |
| Behörighetsmodell | Går det att styra åtkomst per avdelning, kund eller dokumenttyp utan att det blir ohanterligt? |
| Sökning | Testa med era egna dokument. Går det att hitta ett avtal på kundnamn och datum? |
| Bevarandetid | Kan systemet hålla ett dokument i sju år och sedan flagga eller radera det automatiskt? |
| Kopplingar | Finns API eller färdiga kopplingar till ert CRM, affärssystem och signeringstjänst? |
| Lagring och personuppgifter | Var lagras dokumenten, och får ni ett avtal om hur leverantören behandlar personuppgifterna åt er? |
Ett fristående dokumenthanteringssystem är mest motiverat när ni har höga krav på spårbarhet, till exempel i kvalitetsledningssystem, eller många externa parter som ska dela dokument. För de flesta mindre företag räcker en genomtänkt uppsättning i det ni redan betalar för.
Så bygger ni en struktur som håller
- Inventera dokumenttyperna. Lista vilka typer som finns, till exempel avtal, offerter, fakturor, personalhandlingar, marknadsmaterial och policyer.
- Bestäm ägare och bevarandetid. Varje typ får en ansvarig och en tid den ska sparas, utifrån lagkrav och eget behov.
- Sätt behörigheter per område. Bygg behörigheter på grupper, inte på enskilda personer, så att det håller när folk byter roll.
- Använd metadata före djupa mappar. Tre nivåer mappar och några fasta fält som kund och dokumenttyp är lättare att underhålla än tio nivåer mappar.
- Flytta i etapper. Börja med en avdelning, rätta det som skaver och flytta sedan resten. Gamla filer som ingen öppnat på flera år behöver sällan flyttas alls.
- Skriv en kort instruktion. En sida om var saker ska ligga och vad de ska heta, gärna på intranätet.
Behörigheter och delade länkar är också en säkerhetsfråga. Se över vem som har åtkomst med jämna mellanrum, på samma sätt som vi beskriver i guiden om cybersäkerhet för företag.
Koppla dokumenthanteringen till resten av verksamheten
Den största vinsten kommer när dokumenten inte behöver flyttas för hand. I många företag skapas en offert i ett system, signeras i ett annat, sparas lokalt och förs sedan in i affärssystemet. Varje steg är en risk för fel version eller ett dokument som försvinner.
- Från affär till dokument. Offerten skapas från affären i CRM med rätt kund och belopp, och sparas automatiskt i kundens mapp.
- Signering tillbaka till arkivet. När kunden skrivit under med e-signering sparas det signerade avtalet på rätt plats med rätt metadata.
- Automatiska flöden. Inkomna fakturor, avtal och formulär kan sorteras och sparas med verktyg som Power Automate.
- Ekonomi och affärssystem. Underlag som ska bokföras kopplas till affärssystemet så att de sparas i rätt format hela bevarandetiden.
Vi hjälper företag att få systemen att prata med varandra genom integrationer, att bygga ett intranät där rutiner och dokument är lätta att hitta och att fylla säljflödet med fler förfrågningar genom leadsgenerering.
Vanliga frågor om dokumenthantering
Vad är dokumenthantering?
Dokumenthantering är hur ett företag skapar, sparar, hittar, delar, godkänner och till sist gallrar sina dokument. Det omfattar både rutiner och det system som dokumenten ligger i, till exempel SharePoint, en molnlagring eller ett särskilt dokumenthanteringssystem.
Vad är ett dokumenthanteringssystem?
Ett dokumenthanteringssystem är programvara som samlar dokumenten på ett ställe med versionshantering, behörigheter, sökning och ofta arbetsflöden för granskning och godkännande. På engelska kallas det ofta DMS, document management system.
Hur länge måste företag spara dokument?
Det beror på typen av handling. Räkenskapsinformation ska enligt bokföringslagen 7 kap. 2 § bevaras till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Personuppgifter får enligt GDPR bara sparas så länge de behövs för ändamålet, om inte en annan lag kräver längre tid.
Räcker det att spara dokumenten i en vanlig mapp i molnet?
För ett litet företag kan en ordnad mappstruktur med tydliga behörigheter räcka en bra bit. Behovet av ett riktigt system växer när fler personer arbetar i samma dokument, när ni behöver godkännanden och spårbarhet, eller när dokument ska gallras efter fasta regler.
Är SharePoint ett dokumenthanteringssystem?
SharePoint i Microsoft 365 har de grundläggande delarna: dokumentbibliotek, versionshantering, behörigheter, sökning och metadata. Enligt Microsoft är versionshantering aktiverad som standard i nya bibliotek och de senaste 500 versionerna sparas. Många företag som redan har Microsoft 365 kan därför börja där.
Kan ni hjälpa oss med dokumenthantering?
Ja. Vi hjälper er att strukturera dokumenten, sätta upp SharePoint eller ett annat system och koppla det till CRM, e-signering och affärssystem så att dokumenten hamnar rätt automatiskt. Det ingår i vårt arbete med integrationer och intranät.
Relaterade guider
Källor
Källorna kontrollerades 26 september 2026. Guiden är allmän information, inte juridisk rådgivning. Uppdaterad 26 september 2026.
- Bokföringslag (1999:1078), 7 kap., Riksdagen – former för bevarande (1 §) och bevarandetid och förvaring (2 §).
- Bokföringsnämnden: Frågor och svar om arkivering – vägledning om arkivering av räkenskapsinformation.
- IMY: Grundläggande principer enligt GDPR – lagringsminimering och rutiner för gallring av personuppgifter.
- Microsoft Support: Så här fungerar versionshantering i listor och bibliotek – versionshantering i SharePoint, standard 500 versioner i nya bibliotek.