SharePoint intranät: så bygger företaget ett intranät i Microsoft 365

Vad är ett SharePoint intranät?

Ett SharePoint intranät är en intern webbplats byggd i SharePoint i Microsoft 365, där medarbetarna hittar nyheter, rutiner, dokument och genvägar till system med samma inloggning som e-post och Teams. Enligt Microsofts översikt kan intranätet omfatta en startsida för hela organisationen, portaler för intern kommunikation och egna webbplatser för avdelningar som HR och IT.

SharePoint i sig är Microsofts tjänst för att skapa webbplatser där organisationen lagrar, ordnar och delar information från vilken enhet som helst, enligt Microsoft Support. Använder ni redan Microsoft 365 finns SharePoint oftast redan i licensen. Därför blir det i många företag det naturliga valet för ett intranät.

Byggstenarna i ett intranät i SharePoint

Ett modernt SharePoint-intranät är inte en enda stor webbplats med undersidor. Det är flera webbplatser med olika uppgifter som knyts ihop. Tabellen sammanfattar Microsofts beskrivningar, kontrollerade 26 september 2026.

Enligt Microsoft är en kommunikationswebbplats till för att nå många med nyheter och information, medan en teamwebbplats är till för att arbeta tillsammans. Filer som lagras i Teams ligger i SharePoint, så de två hänger alltid ihop enligt Microsoft Learn. Viva Connections nås i Teams eller på webben från dator, mobil och surfplatta, vilket spelar roll när många medarbetare saknar egen dator.

Så planerar ni ett SharePoint-intranät steg för steg

Microsofts egen planeringsguide för SharePoint-intranät börjar i verksamheten, inte i tekniken. Så här ser ordningen ut i praktiken:

1. Utgå från verksamhetens prioriteringar. Vad ska intranätet lösa: färre frågor till HR, snabbare introduktion eller en gemensam plats för rutiner?
2. Förstå målgrupperna. Kontorsmedarbetare och personal utan egen dator behöver olika ingångar.
3. Bestäm styrning och ägare. Vem publicerar, vem godkänner och vem ansvarar för att varje sida hålls aktuell?
4. Inventera det ni har. Gå igenom befintliga sidor och filer med respektive ägare. Microsoft påpekar att ni inte behöver flytta allt; ibland är det bättre att skriva nytt.
5. Börja med ett scenario. Välj en tydlig pilot, till exempel en HR-portal eller en nyhetsstartsida, och testa den med riktiga användare.
6. Lansera och följ upp. Mät om medarbetarna hittar det de söker och justera därefter.

Microsoft skriver också att ett intranät aldrig blir klart. Utan en plan för att hålla innehållet aktuellt börjar det tappa värde samma dag som det lanseras.

Struktur och behörigheter i SharePoint

Förr byggdes många intranät som ett träd av undersidor. Enligt Microsofts råd om hubbwebbplatser ger den modellen ingen flexibilitet: undersidor syns i adressen, så en omorganisation bryter länkarna mellan innehållet. Det moderna upplägget är platt.

• En webbplats per arbetsenhet. Varje kommunikations- och teamwebbplats är en egen webbplatssamling med egna behörigheter.
• Hubbar som bindeväv. Relaterade webbplatser kopplas till en hubb, till exempel en HR-hubb, som ger gemensam navigering, nyheter och sök.
• Hubbar kan kopplas till varandra. En regional hubb kan kopplas till en global för att utöka sökningen.
• Behörigheter efter roll. Bestäm tidigt vem som får läsa, redigera och publicera. Microsoft påpekar att ägare ska kontrollera vem som har åtkomst till vilka webbplatser innan Viva Connections sätts upp.

Behöver intranätet hämta eller skicka data till andra system, till exempel godkännanden eller formulär, görs det ofta med Power Automate eller en agent i Copilot Studio. Hur dokumenten ska sparas, versionshanteras och gallras beskriver vi i guiden om dokumenthantering.

Vad ingår i licensen för SharePoint?

Enligt Microsofts tjänstebeskrivning för SharePoint ingår SharePoint i Microsoft 365 Business Basic, Standard och Premium, i Enterprise-planerna och i Frontline-planerna. Det finns också fristående SharePoint-planer för organisationer utan Microsoft 365.

• Lagring: 1 TB för organisationen plus 10 GB per köpt licens, exklusive varje användares OneDrive.
• Business-planerna är gjorda för upp till 300 användare.
• Per webbplats får en webbplatssamling rymma upp till 25 TB.
• Över gränsen kan miljön bli skrivskyddad tills lagring frigörs eller mer köps.

Vad licenserna kostar per användare går vi igenom i guiden om Microsoft 365 Business Basic, Standard och Premium. Själva intranätet kostar alltså ofta ingen ny licens; kostnaden ligger i planering, uppbyggnad, flytt av innehåll och utbildning.

Vanliga misstag med SharePoint-intranät

• Att flytta allt gammalt innehåll. Inaktuella dokument gör sökningen sämre. Rensa först, flytta sedan.
• Ingen ägare per sida. Innehåll utan ansvarig blir gammalt och medarbetarna slutar lita på intranätet.
• Struktur efter organisationsschemat. Medarbetare letar efter uppgifter, till exempel semesteransökan, inte efter vilken avdelning som äger den.
• Djupa undersidor. Bygg platt med hubbar i stället, så att omorganisationer inte bryter länkarna.
• Glömma mobilen. Personal i butik, vård eller produktion når ofta bara intranätet via telefonen.
• Ingen utbildning. Redaktörer som inte vet hur de publicerar slutar publicera.

Har ni inte Microsoft 365 kan ett intranät byggas i en annan plattform. Då jämför vi kostnad, säkerhet och underhåll innan ni väljer. Mer om det finns på vår sida om intranät för företag.

Vanliga frågor om SharePoint intranät