Ingen förfrågan ska bli liggande hos BookVisit, VisBook och visit.com.
När ett hotell eller en destination ber om pris eller demo ska rätt säljare höra av sig snabbt. Nu går varje förfrågan automatiskt till ansvarig säljare i rätt land, och ett larm skickas om ingen har tagit kontakt inom 24 timmar på vardagar.
Flödet byggdes av Dardan Selmani – grundare av Marknadsavdelningen och i branschen sedan 2015 – inom nuvarande roll hos VISIT. Så gick uppdraget till
Hur ser man till att varje förfrågan blir besvarad?
En förfrågan som ingen svarar på kostar mer än en annons som inte syns. Därför fick varje förfrågan en ansvarig säljare, en tidsgräns och ett larm.
- 01 · Utgångsläge
Förfrågningar utan tidsgräns
Pris-, demo- och kontaktförfrågningar kom in via 31 formulär på BookVisit, VisBook och visit.com, från flera länder och produktområden. Det fanns ingen automatisk kontroll av att varje förfrågan faktiskt blev kontaktad.
- 02 · Ansvar
Från regler till larm
Dardan ansvarar för CRM och marknadens leadflöde i portföljen. Han satte reglerna för vem som äger vilken förfrågan, byggde flödet i HubSpot, testade det och slog på det.
- 03 · Levererat
Rätt säljare, tidsgräns och larm
- Varje förfrågan sorteras efter land och produktområde: Sverige, Norge, Danmark, Finland och Island har egen ansvarig för boende, medan upplevelser och destinationer har en gemensam ansvarig. Övriga marknader går till ett gemensamt team.
- Landet hämtas från kontakten och, om det saknas, från företaget. Interna adresser och testkontakter sorteras bort.
- Tidsgränsen är 24 timmar på vardagar. En förfrågan på fredag kontrolleras på måndag, och en förfrågan i helgen på tisdag morgon.
- Förfrågan räknas som kontaktad om säljaren har loggat kontakt, ändrat leadstatus eller skapat en affär. Annars får säljchefen för marknaden ett larm via e-post och i CRM, med länk till kontakten.
- Varje förfrågan markeras om företaget redan är kund eller ett prioriterat målkonto, och säljcheferna ser öppna förfrågningar per marknad med de äldsta först.
- 244 förfrågningar från de senaste 120 dagarna fick land och ansvarig i efterhand, så att listorna var kompletta från start.
- 04 · Läge nu
I drift sedan 1 oktober 2026
Flödet testades med interna testkontakter, bland annat kontaktad i tid, ej kontaktad och land som bara finns på företaget, innan det slogs på. Svarstider före och efter är ännu inte mätta, därför visas inga resultatsiffror.
Här behövdes ingen AI: reglerna gick att beskriva, så flödet bygger på fasta regler i CRM. Det är ofta rätt första steg i en AI-automation: AI används där en förfrågan behöver tolkas, inte där en regel räcker. Helgdagar hanteras inte ännu.
Samma kontroll av era förfrågningar.
AI-automation
Vi automatiserar arbetsflöden mellan formulär, CRM och e-post, med fasta regler där det räcker och AI där något behöver tolkas.
Se AI-automation →Leadsgenerering
Fler kvalificerade förfrågningar, och en tydlig väg från formulär till säljare.
Se leadsgenerering →AI-konsult
Rådgivning om var AI och automation ger affärsnytta och hur arbetet ska styras.
Se AI-konsult →Blir era förfrågningar liggande?
Vi går igenom vägen från formulär till säljare och visar var en regel, ett larm eller AI gör skillnad. Ni pratar direkt med Dardan Selmani.